Wielu z nas w pracy zawodowej i w życiu codziennym utrzymuje na bieżąco lub w przyszłości będzie miało kontakty ze współpracownikami z zagranicy, w  uniwersalnym języku angielskim. Przygotowując maile często mamy wątpliwości co do jego formy lub stylu. Przyczynia się to często do niechęci do korespondowania z obcokrajowcami, a jeśli już mamy taki obowiązek, to obciążony jest nadmiernym stresem.  Wynika to przede wszystkim z tego, że w języku polskim stosujemy nieco inne wyrażenia i trudno nam to odnieść na grunt anglosaski czy amerykański.

Istnieją jednak stosunkowo proste, stałe zasady, które należy poznać i zapamiętać, aby poprawnie komunikować się mailowo w języku angielskim. Jeśli zastosujemy się do prostych wskazówek, stajemy się bardziej profesjonalni i pewni siebie, a przecież o to właśnie chodzi w biznesie!

Porozumiewając się ze swoimi zagranicznymi współpracownikami lub wysyłąjąc podania o pracę za granicą, ważne aby maile po angielsku były poprawne, profesjonalne, gdyż wówczas reprezentują one zarówno nas osobiście, jak i naszą firmę w korzystnym świetle. Zacznijmy więc od początku. List biznesowy to swego rodzaju list formalny, lecz jego głównym zadaniem jest przekazanie w sposób jasny i klarowny sprawy której dotyczy lub też waszego stanowiska. Powiedzmy sobie szczerze – nikt nie ma czasu na czytanie kilkustronnicowych elaboratów, gdyż wiadomo , że w biznesie time is money!

TEMAT E-MAILA

Podstawowy element każdego e-maila, to konkretny i zwięzły temat. Większość ludzi otwierając e-maile, wybiera ich kolejność patrząc na to, kto jest nadawcą i jaki jest temat. Pamiętajmy, że temat Twojego e-maila musi dokładnie odpowiadać jego zawartości. Na przykład, jeśli zdarzy się, że musisz anulować organizowane przez Ciebie spotkanie, w miejsce ogólnego tematu Meeting, możesz napisać Today’s meeting cancellation (Dzisiejsze spotkanie odwołane). Jeśli sprawa jest bardzo pilna, można oznaczyć e-mail jako ważny – ta opcja dostępna jest we wszystkich programach do zarządzania pocztą.

Nie próbuj jednak stosować sztuczek, że Twój e-mail wygląda na ważniejszy, niż jest w rzeczywistości. Mylące tematy sprawią, że odbiorcy nie będą chcieli otwierać Twoich e-maili w przyszłości.

Przywitanie

Aby prawidłowo rozpocząć taki list googlujmy imiona i nazwiska adresatów, sprawdzajmy stopki, w poprzednich e-mailach, gdyż jedna błędna literka może w najlepszym wypadku wywołać uśmiech na twarzy naszego odbiorcy. W języku angielskim używa się bowiem zwrotów grzecznościowych, określających status cywilny danej osoby.

Do najczęściej używanych należą:
Dear Mr. Wilson,  – w przypadku mężczyzny,
Dear Ms. Eden,  – w przypadku kobiety,
Dear Sir or Madam, – gdy ustalenie konkretniej osoby jest faktycznie niemożliwe,
To whom it may concern (Do tych, których może to dotyczyć) –  kiedy nie znasz swojego odbiorcy, ponieważ wysyłasz mail, np. do urzędu, warto użyć tego zwrotu; jest on formalny, pełen szacunku i inkluzywny.

Wstęp

W języku angielskim, inaczej niż w języku polskim, po przywitaniu powinno się postawić kropkę. Należy również unikać wykrzyknika, a pierwsze zdanie powinno rozpocząć się wielką literą.
Jeżeli odpowiadamy na maila, to  warto podziękować za otrzymaną wiadomość. Np. odpowiadając na zapytanie klienta, można odpisać:
Thank you for your inquiry. – Dziękuję za Twoje pytanie.
Thank you for contacting XYZ company. – Dziękuję za kontakt z XYZ

CEL WIADOMOŚCI

Konkretne formułowanie naszych celów, gdyż w listach biznesowych zazwyczaj:
Zwracamy się z zapytaniem – I would like to enquire about …./ I would like to ask about…
Prosimy o przekazanie informacji – Could you provide me information about…/Could you tell me more about…
Informujemy- I would like to inform you (that)…
Potwierdzamy – I would like to confirm …
Zwracamy się z prośbą – I am contacting to request …
Prosimy o wycenę – Could you estimate the cost of ….

Zakończenie naszego listu:
Sincerely, lub Yours faithfully, – kierowane do osób, do których zwracamy się po raz pierwszy
Kind regards – kierowane do osób, z którymi nawiązaliśmy już jakąś relację biznesową

Dlaczego tak bardzo boimy się pisać po angielsku?

Polski system edukacji oparty na wytykaniu błędów i publicznym zawstydzaniu, mógł sprawić, że nabawiliśmy się kompleksów związanych z używaniem języka angielskiego. Osoby, które mają to szczęście, że trafiły na dobrych, wspierających anglistów, o wiele śmielej piszą i mówią po angielsku. Nic wielkiego się nie stanie, gdy treść maila nie będzie idealna. Żeby zwiększyć swoją pewność, warto zapisać się na lekcje, kursy, lub w inny dobry dla siebie sposób podnosić znajomość języka angielskiego. Odwagi! 🙂